Tietosuojaseloste

Voimassa 1.11.2021 lähtien.

 

Tässä osiossa kuvataan henkilötietojesi käsittelyä ja esitämme perusteet, joiden mukaisesti käsittelemme sinulta keräämiämme tai sinun meille antamiasi henkilötietoja.

 

1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

 

Bodymaja Oy
Palvelun markkinoinnissa ja myöhemmin tällä sivulla yrityksestä käytetään nimeä Bodymaja
Asiakaspalvelu
Sähköposti: info@bodymaja.fi
Puhelin: 045 111 5454 (ma-pe klo 9-15)
Postiosoite: PL 2, 99131 Sirkka

 

2. Mitä tietoja keräämme?

 

Bodymaja kerää tietoja, jotka ovat tarpeen sinun ja Bodymajan välisessä asiakassuhteessa ja niissä tarkoituksissa, joihin tietoja käytetään. Bodymaja kerää seuraavia henkilötietojen luokkia.

 

  • Perus- ja yhteystiedot
  • Lupatiedot – esimerkiksi markkinointiluvat
  • Tilaus- ja sopimustiedot – esimerkiksi tilaus- tai sopimustyyppi, maksutapa
  • Terveys- ja hyvinvointitiedot – esimerkiksi kehonkoostumusmittausten tulokset tai itse palveluun syöttämäsi mittoihisi, terveyteen ja hyvinvointiin liittyvät tiedot
  • Muut asiakkaan itsestään ilmoittamat tiedot: palveluihin liittyvät toiveet ja valinnat, tyytyväisyystiedot ja muut vastaavat tiedot
  • Maksutapahtumatiedot – esimerkiksi laskutuksessa ja maksamisessa tarvittavat tiedot
  • Verkkokäyttäytymistiedot – esimerkiksi kirjautumistiedot, muut palvelujemme käytöstä saatavat tiedot, asiakasprofilointi, myös offline-verkkokäyttäytyminen, verkkosivujen evästeillä kerätyt tiedot
  • Toimipisteiden käyttötiedot (Ajanvaraustiedot)
  • Asiakaspalvelun chat-nauhoitteet
  • Tiedot palvelujemme käytöstä– esimerkiksi tilatut mittauspaketit
  • Viestintä – esimerkiksi kyselyvastaukseksi ja muut meille lähettämäsi palautteet ja viestit
  • Tietojenkäsittelylaitetta koskevat tiedot – esimerkiksi IP-osoite, evästetiedot
 
3. Mistä lähteistä henkilötietoja hankitaan?

 

Käsiteltävissä henkilötiedoissa on tietoja, jotka on saatu sinulta tilauksen aikana, palveluun liittymisen aikana tai asiakassuhteen aikana.

 

Bodymajan kautta hankkimasi ja mittauslaitteiden ja toimipisteiden tuottamien mittausten tulokset.

 

Saamme myös seurantatietoa siitä miten käytät verkkosivustoamme ja palveluitamme. Bodymaja voi myös käsitellä johdettuja tietoja, jotka on johdettu tai päätelty saatujen tietojen perusteella. Palvelumme on yhteydessä myös tunnistamis-, varmennus-, luottotieto-, maksunvälitys- tai muuta vastaavaa palvelua tarjoaviin osapuoliin ja saa näihin liittyviä tietoja.

 

Lisäksi käyttäjän verkkokäyttäytymistä seurataan ja analysoidaan Google Analytics -, Active Campaign -, LiveChat-, Youtube-, Google Optimize -, Google Ads -, Google Tag Manager – ja Facebook-palveluilla.

 

Yllä mainittuja palveluita käytetään verkkosivuston kehittämisessä, asiakaspalvelun järjestämisessä ja markkinoinnin kohdentamisessa.

 

4. Mitä varten henkilötietoja käsitellään?

 

Käsittelemme henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:

 

  • Asiakassuhteen hallinnointi – esimerkiksi tilaukseen liittyvien ilmoitusten lähettäminen, tuotteeseen tai palveluun liittyvät ilmoitukset tai päivitykset, asiakkaan ohjeet
  • Palvelun tarjoaminen ja ylläpito, tilausten hallinnointi ja toimittaminen
  • Rekisteröiityjen tunnistaminen
  • Tapahtumatietojen säilyttäminen
  • Mittausten järjestäminen, toteuttaminen ja seuranta
  • Alihankkijaviestintä sopimuskumppaniemme kanssa
  • Käyttäjän syöttämien omien terveydentila- ja muiden tietojen hallinnointi
  • Laskut, perintä, maksujen palauttaminen asiakkaille
  • Sopimusten ja laskujen arkistointi
  • Bodymajan tai yhteistyökumppaneidemme tuotteisiin ja palveluihin liittyvä viestintä ja markkinointi
  • Viestinnän, markkinoinnin ja palveluiden kohdentaminen asiakkaalle
  • Asiakkaan informointi ja muistuttaminen asiakas- ja terveystietoja hyödyntäen esimerkiksi testin uusimisesta tai Bodymajan palveluista
  • Asiakkaiden kiinnostustietojen sekä palveluihin ja toimipisteisiin liittyvien valintojen ja toiveiden kerääminen ja seuraaminen, analysointi sekä niihin liittyvä asiakaspalvelun kehittäminen
  • Asiakkaiden toiveiden huomioon ottaminen ja asiakaspalvelun kehittäminen sekä tarjonnan kohdistaminen
  • Kohdennettu suoramarkkinointi (nykyisten ja mahdollisten tulevien asiakkaiden osalta)
  • Bodymajan palveluiden ja liiketoiminnan kehittäminen ja siihen liittyvä asiakaspalvelun kehittäminen.
  • Bodymajan oman toiminnan suunnittelu, kehittäminen, tilastointi, raportointi, auditoinnit sekä muut rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamisen edellyttämät tehtävät
  • Palaute- ja kyselytutkimukset ja asiakastyytyväisyysmittaukset
  • Tilastollinen käsittely esimerkiksi tulosten vertailemiseksi tiettyyn kohderyhmään
  • Asiakaspalautteiden käsittely, valitusten ja kiistojen hallinnointi
  • Virallisten selvityspyyntöjen käsittely jotka perustuvat EU:n tai Suomen lainsäädäntöön, esim. tietosuoja-asetus
  • Henkilötietojen siirrot (esimerkiksi liiketoiminnan siirrot, luovutukset tai liiketoimintakaupat)
  • Kumppaniraportointi
  • Oikeudellisten vaateiden perustelu, esittäminen tai puolustaminen
 
5. Mikä on henkilötietojen käsittelyn oikeusperusta?

 

Henkilötietojen käsittelyssä muun muassa seuraavia oikeusperustoja:

 

  • Meidän on luotava sopimussuhde sinun ja Bodymajan välille ja täytettävä sopimusvelvoitteemme.
  • Sinun antamasi suostumus. Jos henkilötietojen käsittelymme perustuu antamaasi suostumukseen, voit perua suostumuksesi milloin tahansa.
  • Meidän on noudatettava oikeudellisia velvoitteita (laki esimerkiksi vaatii meitä säilyttämään tietyt tiedot tietyn ajan) ja perusteltava, esitettävä tai puolustettava Bodymajan oikeudellisia vaateita.
  • Meidän on puolustettava lainmukaisia etujamme, muun muassa:
    • Sisäinen raportointi
    • Kumppaniraportointi
    • Tuote- ja palvelukehitys, muun muassa palaute ja kyselytutkimukset
    • Henkilötietojen siirrot (muun muassa siirrot ja luovutukset)
    • Korvauspyynnöt
    • Suoramarkkinointi nykyisille ja mahdollisille tuleville asiakkaille
    • Perintä

 

6. Kuka käsittelee henkilötietojani ja minne niitä luovutetaan?

 

Bodymajassa henkilötietoja käsitellään edellä mainittuja tarkoituksia varten. Bodymaja voi ulkoistaa henkilötietojen käsittelyä ulkopuolisille palveluntarjoajille, joka käsittelee henkilötietoja Bodymajan lukuun.

 

Bodymaja hankkii mittauspalveluissa käytettävät laitteet Inbody Co Ltd:ltä, joka vastaa tiedoista itsenäisenä rekisterinpitäjänä Euroopassa. Bodymajan asiakkaan tilaamat kehonkoostumusmittausten tulokset toimitetaan myös Bodymajan verkkopalveluun asiakkaan nähtäväksi.

 

Bodymajassa tietosi ja tilaamasi mittaustulokset ovat nähtävissä Bodymajan verkkopalvelussa, jotta voit tarkastella niitä ja seurata kehitystäsi.

 

Bodymaja on suomalainen yritys ja toimii itsenäisesti. 

 

Bodymajan tulosraportin avulla voit siirtyä halutessasi hankkia lisäpalveluita kolmansilta osapuolilta ja saada mm. neuvontaa liittyen terveyteesi.

 

Asiakastietoja ei pääsääntöisesti siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

 

7. Automaattinen päätöksenteko

 

Toiminnassamme ei tehdä profilointia eikä automaattista päätöksentekoa.

 

8. Sinun oikeutesi

 

Oikeus saada pääsy henkilötietoihin: Sinulla on mahdollista tutustua omiin tietoihisi oman Bodymajan Oma Body-palvelun kautta. Palvelu kattaa sinun ilmoittamat henkilötiedot sekä terveyteesi liittyvät mittaustulokset ja antamasi tiedot. Voit myös tehdä henkilötietoja koskevan tarkastuspyynnön kirjallisesti Bodymajalle.

 

Oikeus tietojen oikaisemiseen: Voit tehdä kirjallisen oikaisupyynnön Bodymajan asiakaspalveluun.

 

Oikeus tietojen poistamiseen: Tietosi voidaan poistaa Bodymajasta sinun pyyntösi perusteella, ellei poistopyynnön epäämiseen ole erityistä syytä.

 

Suostumuksen peruuttaminen: Silloin kun käsittely perustuu antamaasi suostumukseen, voit peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa. Suostumuksen voit peruuttaa asiakaspalvelustamme.

 

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen: Voit tallentaa testitulokset itsellesi ja kopioida itse ilmoittamasi tiedot Oma Body-palvelun kautta.

 

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle: Mikäli katsot, että sinua koskevassa henkilötietojen käsittelyssä on rikottu tietosuoja-asetusta, niin sinulla on oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle.

 

9. Miten henkilötietoja suojataan?

 

Tietosuoja ja -turvallisuus on meille ensisijaisen tärkeää. Kaikki tietojen käsittely tehdään Bodymajan tietojärjestelmällä. Henkilötiedot pysyvät Suomessa ja Euroopassa korkean turvaluokituksen palvelinsalissa. Emme myöskään kerää arkaluontoista terveystietoa.

 

Terveystietoja pääsevät käsittelemään vain ne mittauspalveluista huolehtivat henkilöt, jotka ovat välttämättömiä palvelun tuottamiseksi ja jotka ovat antaneet kirjallisen salassapitositoumuksen. Henkilötietoja käsitellään henkilökohtaisen käyttäjätunnuksen ja työtehtävien vaatimien valtuuksien mukaisesti.

 

Tietosuojavastaavana Bodymajassa toimii toimitusjohtaja.